Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

cách tách họ tên đệm trong excel đang được nhiều người tìm kiếm. Cùng 123DocX tìm hiểu ngay thôi

3 cách nhanh nhất và dễ nhất để tách các cột họ và tên trong Excel

CÁCH KHÁM PHÁ KÍCH THƯỚC, TÂM, TÊN TRONG EXCEL 2010

Trong bảng tính Excel, bạn thường để họ và tên vào một cột, khi làm việc bạn cần   tách họ và tên thành các cột riêng biệt. Vì vậy, làm thế nào để tách họ khỏi cột Last Name trong Excel. Trí Việt xin giúp bạn cách tách họ, chữ đệm và tên trên cột họ và tên theo 3 cách như sau:

Phương pháp 1: Chia họ và tên thành cột Họ, cột Tên viết tắt và cột Tên.

Cột Họ:

B1: Sao chép toàn bộ cột Họ và sau đó dán vào cột Họ và Tên.

B2: Bôi đen chúng -> vào menu chính -> Tìm và chọn -> chọn “Thay thế”.

Hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn chọn Replace -> tại ô Find what -> gõ “dấu cách *” -> Replace All -> OK.

(Lưu ý: dấu cách là khoảng trắng đầu tiên trong chuỗi văn bản, * thay thế một nhóm ký tự sau dấu cách)

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Phần đệm tên cột   = RIGHT (D11, LEN (D11) -LEN (F11))

Cách 2:   Tách họ và tên thành cột Tên đệm, cột Họ.

Tên cột dọc:

B1: Sao chép tên cột đầy đủ rồi dán vào tên cột.

B2: Đánh dấu cột “Tên” -> vào menu chính -> “Tìm và chọn” -> chọn “Thay thế”.

Hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện, bạn chọn Replace -> trong trường Find what -> gõ “* space” -> Replace All -> OK.

(Lưu ý: khoảng trắng là khoảng trắng cuối cùng trong chuỗi văn bản, * thay thế một nhóm ký tự trước khoảng trắng)

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Họ của cột   = LEFT (D11, LEN (D11) -LEN (G11))

Cách 3:   Chia họ và tên thành cột Họ, cột Giữa, cột Họ.

Cột họ và cột họ thực hiện tương tự như cách 1 và cách 2.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Điền vào cột: =  MID (D11, FIND (“”, D11), LEN (D11) -LEN (F11) -LEN (H11))

Cách tách họ và tên thành cột riêng trong Excel đơn giản

Hằng Hoàng Thị Thúy 01/11/2021

Khi làm việc với Excel, bạn muốn tách riêng cột họ tên ra nhưng bạn không thể ngồi đánh thủ công từng tên từng họ từ người này đến người khác vì thao tác mất thời gian. Bài viết này mình sẽ chia sẻ đến bạn các cách để tách họ và tên trong Excel nhanh chóng và đơn giản ai cũng thực hiện được, hãy cùng theo dõi nhé!Xem nhanh

IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns

I. Lợi ích II. Tách Họ và Tên bằng Find and Replace 1. Hướng dẫn nhanh 2. Hướng dẫn chi tiết III. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm 1. Hướng dẫn nhanh 2. Hướng dẫn chi tiết IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns 1. Hướng dẫn nhanh 2. Hướng dẫn chi tiết

I. Lợi ích

  • Hướng dẫn 3 cách tách họ và tên.
  • Thao tác nhanh và đơn giản.
  • Thực hiện ngay trong Excel không cần phần mềm hỗ trợ.

II. Tách Họ và Tên bằng Find and Replace

1. Hướng dẫn nhanh

Copy và dán cột Họ và tên sang cột Tên > Nhấn Ctrl + H > Nhấn * (dấu sao và phím cách) vào ô Find > Nhấn Replace all > Nhập công thức vào cột Họ và tên lót > Kéo công thức các ô còn lại.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Copy và dán cột Họ và tên sang cột Tên.

Copy và dán

Bước 2: Bôi đen toàn bộ phần họ và tên cột Tên và nhấn tổ hợp Ctrl + H để mở Find and Replace.

Bôi đen cột Tên và nhấn Ctrl + H

Bước 3: Nhấn * (dấu sao và phím cách) vào ô Find what.

Nhập * (dấu sao và phím cách)

Bước 4: Nhấn chọn Replace all sau đó kéo công thức xuống các ô còn lại.

Nhấn Replace all

Bước 5: Tại cột Họ và tên lót ô C3 các bạn nhập công thức sau: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).

Nhập công thức

Bước 6: Kéo công thức xuống các ô còn lại

Họ và tên sau khi tách

 

III. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm

1. Hướng dẫn nhanh

Nhập công thức vào cột Tên > Enter > Nhập công thức vào cột Họ và tên lót > Kéo công thức xuống các ô còn lại.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại cột Tên ô C3 bạn nhập công thức sau: =RIGHT(A3;LEN(A3)-FIND(“@”;SUBSTITUTE(A3;” “;”@”;LEN(A3)-LEN(SUBSTITUTE(A3;” “;””))))) sau đó nhấn Enter.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Nhập công thức

Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại của cột Tên.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Kéo công thức xuống các ô còn lại

Bước 3: Bạn nhập vào ô B3 công thức: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)).

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Nhập công thức vào ô B3 để tách Họ và tên lót

Bước 4: Kéo công thức xuống các ô còn lại cột

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Họ và tên sau khi được tách

Lưu ý: Nếu sợ nhập sai công thức, các bạn có thể copy công thức trên chỉ cần thay thế vị trí ô phù hợp là được nhé.

IV. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns

1. Hướng dẫn nhanh

Tô đen phần Họ và tên > Chọn Data > Text to columns > Chọn ô Delimited rồi nhấn Next> Chọn Space và nhấn Next > Finish.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tô đen cột Họ và tên sau đó chọn Data.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Tô đen Họ và tên sau đó chọn Data

Bước 2: Chọn Text to Columns.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Chọn Text to columns

Bước 3: Chọn ô Delimited rồi nhấn Next.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Chọn Delimited và nhấn Next

Bước 4: Chọn Space và nhấn Next.

Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Chọn Space và nhấn Next

Bước 5: Chọn Text, phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, ở đây mình chọn ô B3, tức là cột Họ muốn tách ra, rồi nhấn Finish.

Chọn text và nhấn Finish

Sau khi tách ta được bảng sau

Sau khi tách Họ và tên bằng Text to columns

Trên đây là 3 cách tách họ và tên trong Excel đơn giản và phổ biến nhất. Hy vọng bạn sẽ lựa chọn cho mình phương pháp ưng ý nhất để công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn. Để lại bình luận nếu có bất kì thắc mắc nào nhé. Chúc các bạn thành công!

Hướng dẫn 4 cách tách tên trong Excel để tách riêng họ, tên và tên đệm

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất với những người học Excel là: “Làm thế nào để tách riêng họ, tên và tên đệm trong 1 ô tính?”. Để giúp bạn giải đáp thắc mắc này, Gitiho đã tổng hợp 4 phương pháp tách tên trong Excel tại bài viết ngày hôm nay.

Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Có rất nhiều cách bạn có thể sử dụng để tách họ và tên trong Excel. Phương pháp bạn lựa chọn sẽ phụ thuộc vào cấu trúc dữ liệu trên trang tính và yêu cầu liệu kết quả cần ở dạng tĩnh hay động.

Hãy cùng mình tìm hiểu các cách tách tên trong Excel ngay dưới đây nhé!

Xem thêm:  Cách tải google drive quá giới hạn mới nhất

Cách tách tên trong Excel bằng Text to Columns

Text to Columns là tính năng gì?

Text to Columns là một tính năng trong Excel được sử dụng để phân tách dữ liệu trong 1 ô Excel thành nhiều phần riêng lẻ và hiển thị chúng trong các cột khác. Đây là cách tách họ và tên trong Excel đơn giản bậc nhất vì bạn chẳng cần viết một công thức Excel nào.

Cách tách tên trong Excel bằng Text to Colums

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây. Tại cột A là danh sách Họ và tên. Yêu cầu đặt ra với bảng dữ liệu là tách riêng họ, tên đệm và tên vào lần lượt các cột B, C, D.

Dưới đây là các bước thực hiện tách tên trong Excel bằng tính năng Text to Colums:

  • Bước 1: Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu cần tách (A2:A8).
  • Bước 2: Đi đến thẻ Data > nhóm Data Tools > Text to Columns.
  • Bước 3: Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện lên. Bạn lần lượt thực hiện các bước thao tác dưới đây:

1. Bước 1 trên 3: Tích chọn ô Delimited (cho phép sử dụng ký tự khoảng trắng làm ký hiệu ngăn cách). Sau đó nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.

2. Bước 2 trên 3: Tích chọn ô Space. Sau đó nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.

3. Bước 3 trên 3: Điền ô B2 trong mục Destination. Hệ thống sẽ hiểu rằng đây là ô đầu tiên trong phạm vi cần hiển thị kết quả tách họ và tên trong Excel. Sau đó nhấn Finish để hoàn thành bước 3.

Tất cả các bước trên sẽ ngay lập tức tách riêng họ, tên đêm và tên trong cột A vào các cột B, C, D tương ứng. Kết quả thu được như trong hình dưới đây.

Lưu ý: Nếu phạm vi cần hiển thị kết quả sau khi tách tên trong Excel đã có dữ liệu từ trước, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cho bạn. Bạn có thể chọn “OK” để ghi đè dữ liệu hoặc “Cancel” để hủy bỏ thao tác Text to Columns.

Khi sử dụng tính năng Text to Columns để tách họ và tên trong Excel, bạn cần ghi nhớ một số điểm dưới đây:

  • Kết quả tách dữ liệu trong 1 ô Excel của tính năng Text to Columns là kết quả tĩnh, nghĩa là khi bạn thay đổi dữ liệu gốc hoặc thêm bớt các giá trị khác, bạn cần thực hiện lại các bước thao tác từ đầu như đã hướng dẫn ở trên.
  • Nếu bạn chỉ muốn trích xuất họ, tên đệm hoặc tên trong danh sách, bạn có thể bỏ qua các cột không muốn sử dụng trong bước 3 trên 3 của màn hình Text to Columns Wizard.

Để làm được điều này, hãy lựa chọn cột cần bỏ qua trong phần Preview và tích chọn ô Do not import column (skip). Bạn sẽ thấy cột được gán tiêu đề Skip column trong phần Preview.

Nếu bạn không xác định ô trong mục Destination, tính năng Text to Columns sẽ tự động tách dữ liệu trong 1 ô Excel và dán kết quả trong cột dữ liệu đã chọn ở bước 1.

Khi nào thì sử dụng Text to Colums để tách tên trong Excel?

Khi nào thì nên sử dụng Text to Columns để tách tên trong Excel? Phương pháp này phù hợp nhất nếu bạn có một bảng dữ liệu cố định với cấu trúc các ô tính thống nhất. Ví dụ như tất cả các tên trong danh sách đều hiển thị với họ, tên và 1 tên đệm.

Text to Columns is a quick and effective way to separate first and last names in Excel, but it is only suitable when you want the output to be static data. In case your list of names can change, adding or subtracting values, perhaps the method of using the function will be more optimal.

Vậy thì hãy tiếp tục tìm hiểu cách tách tên trong Excel bằng hàm ngay dưới đây nhé!Xem thêm:

Hướng dẫn xóa ký tự đặc biệt trong Excel không cần dùng hàmHow to split names in Excel using the . function

Các hàm tách dữ liệu trong Excel cho phép bạn dễ dàng tách họ và tên một cách linh hoạt. Trong phần này, mình sẽ giới thiệu các hàm bạn nên sử dụng đối với từng cấu trúc dữ liệu cụ thể.

Hàm tách tên trong Excel để lấy họ

Chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu như ở phần trên. Tuy nhiên, thay vì tách cả 3 yếu tố họ, tên đệm và tên vào 3 cột, chúng ta sẽ chỉ lấy riêng họ và điền vào cột B.

Để tách tên họ trong Excel, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT kết hợp hàm SEARCH. Công thức của chúng ta như sau:

=LEFT(A2,SEARCH(” “,A2)-1)

Trong đó: A2 là ô tính chứa dữ liệu cần tách tên họ trong Excel.

Mình sẽ giải thích về cách hoạt động của công thức tách tên trong Excel.

  • Đầu tiên, hàm SEARCH xác định vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên giữa các phần trong tên ở cột A, nghĩa là ký tự phân tách họ và tên đệm.
  • Sau đó, hàm LEFT sử dụng ký tự khoảng trắng để trích xuất toàn bộ các ký tự đứng trước nó.

Sau khi áp dụng công thức tách tên họ trong Excel cho tất cả các ô tính, chúng ta có kết quả cuối cùng như sau:

Bạn có thể sử dụng công thức hàm tách tên trong Excel trên trong bất cứ trường hợp nào, kể cả khi danh sách của bạn không chứa tên đệm. Lý do là bởi vì hàm SEARCH luôn xác định ký tự khoảng trắng đầu tiên trong chuỗi ký tự, nghĩa là ký tự khoảng trắng đứng sau tên họ.

Giờ thì chúng ta sẽ tìm hiểu các ví dụ nâng cao hơn một chút với cách tách tên trong Excel bằng công thức hàm.

Xem thêm: Hướng dẫn các cách kết hợp LEFT trích xuất ký tự trong Excel

Hàm tách tên trong Excel để lấy tên

Thay vì lấy họ, bây giờ bạn cần tách tên trong Excel thì phải sử dụng công thức nào? Mình sẽ chia ra 2 trường hợp tương ứng với 2 cấu trúc dữ liệu: Tên đầy đủ bao gồm họ và tên, tên đầy đủ bao gồm họ, tên đệm và tên. Với mỗi trường hợp, chúng ta sẽ sử dụng hàm tách tên trong Excel khác nhau.

Tên đầy đủ bao gồm họ và tên

Trong trường hợp tên đầy đủ trong danh sách của bạn chỉ bao gồm 1 họ và 1 tên, bạn sẽ cần sử dụng hàm RIGHT kết hợp hàm LEN và hàm SEARCH để tạo hàm táchtên trong Excel. Dưới đây là công thức hàm:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(” “,A2))

Trong đó: A2 là ô tính chứa dữ liệu cần tách tên trong Excel.

Thay vì tìm từ bên trái với hàm LEFT để tách tên họ trong Excel, khi cần tách tên, chúng ta sẽ tìm từ bên phải bằng hàm RIGHT.

  • Đầu tiên, hàm SEARCH xác định vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên giữa các phần trong tên ở cột A, nghĩa là ký tự phân tách họ và tên.
  • Sau đó, lấy tổng ký tự của chuỗi văn bản của hàm LEN trừ đi vị trí khoảng trắng của hàm SEARCH để xác định các ký tự còn lại.
  • Cuối cùng, hàm RIGHT trích xuất toàn bộ các ký tự còn lại từ bên phải.

Lưu ý rằng công thức hàm tách tên trong Excel phía trên sẽ chỉ thành công nếu có duy nhất một khoảng trắng trong tên. Nói cách khác, chúng ta chỉ có thể áp dụng công thức với tên đầy đủ bao gồm 2 phần: Họ và tên.

Tên đầy đủ bao gồm họ, tên đệm và tên

Nếu như xuất hiện thêm một tên đệm ở giữa, bạn sẽ không thể tách tên trong Excel bằng công thức hàm RIGHT kết hợp hàm LEN và hàm SEARCH nữa. Nguyên nhân là bởi vì số khoảng trắng phân cách các từ sẽ tăng lên khi ta bổ sung tên đệm.

Trong trường hợp bạn có một danh sách tên với họ, tên đệm và tên, bạn sẽ cần đến một công thức phức tạp hơn để tách họ và tên trong Excel.

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))

Trong đó: A2 là  ô tính chứa dữ liệu cần tách tên trong Excel.

Công thức này có vẻ rất dài dòng và khó hiểu đúng không nào? Vậy thì hãy để mình giải thích cho bạn về cách hoạt động của nó nhé.

  • Đầu tiên, công thức đếm tổng số ký tự khoảng trắng tồn tại trong chuỗi văn bản tại ô A2. Công việc này được thực hiện bằng cách lấy tổng độ dài văn bản tính cả các khoảng trắng trừ đi tổng độ dài văn bản không tính các khoảng trắng.
  • Tiếp theo, hàm SUBSTITUTE lần lượt thế các ký tự khoảng trắng trong văn bản tại ô A2 bằng ký tự “@” (bạn có thể thay ký tự này bằng bất kỳ ký tự đặc biệt nào bạn muốn).
  • Khi tất cả các ký tự khoảng trắng đã được đổi thành ký tự “@”, hàm SEARCH có thể dễ dàng tìm ra vị trí ký tự “@” cuối cùng trong văn bản.
  • Giờ thì tất cả những gì chúng ta cần là trích xuất tất cả các ký tự nằm bên phải ký tự “@” cuối cùng. Hàm RIGHT sẽ giúp chúng ta thực hiện thao tác này.
Xem thêm:  Cách tô màu xen kẽ các dòng trong excel mới nhất

Và đó là cách chúng ta hoàn thành thao tác tách tên trong Excel bằng các hàm RIGHT, LEN, SEARCH và SUBSTITUTE. Phép kết hợp các hàm tách dữ liệu trong Excel tuy có vẻ phức tạp, nhưng lại là một phương pháp cực kỳ hiệu quả khi dữ liệu của bạn có nhiều thứ cần chia nhỏ.

Xem thêm:  Hướng dẫn các ứng dụng của hàm LEN để đếm ký tự trong Excel

Hàm tách tên trong Excel để lấy tên đệm

Khác với các cách tách tên trong Excel để trích xuất họ và tên, cách lấy ra tên đệm có phần rắc rối hơn vì nó nằm ở giữa văn bản. Hãy cùng xem công thức nào sẽ giúp bạn tách tên đệm trong Excel nhé.

Nếu như hàm LEFT được dùng để trích xuất ký tự từ bên trái, hàm RIGHT được dùng để trích xuất ký tự từ bên phải, thì chúng ta sẽ sử dụng hàm MID để trích xuất ký tự ở giữa văn bản. Tuy nhiên, chỉ một mình hàm MID là không đủ, vì chúng ta cần xác định giới hạn của phần được trích xuất nữa. Do đó, hàm tách tên đệm trong Excel sẽ phải lồng thêm hàm SEARCH và hàm SUBSTITUTE.

Dưới đây là công thức giúp chúng ta tách tên đệm trong Excel:

=MID(A2,SEARCH(” “,A2)+1,SEARCH(” “,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,1))-SEARCH(” “,A2))

Trong đó: A2 là  ô tính chứa dữ liệu cần   tách tên đệm trong Excel .

Nếu như các bạn đã biết đến hàm tách dữ liệu trong Excel MID thì chắc hẳn bạn đã biết rằng hàm cần vị trí của ký tự bắt đầu trích xuất và số lượng ký tự cần trích xuất. Vậy thì chúng ta thiết lập các tham số này như thế nào?

Để xác định điểm bắt đầu của chuỗi ký tự cần trích xuất bằng hàm MID, chúng ta chỉ cần dùng hàm SEARCH để xác định ký tự khoảng trắng đầu tiên trong văn bản tại ô A2.

Chướng ngại vật thực sự nằm ở tham số thứ hai: Số lượng ký tự cần trích xuất. Để tìm được tham số này, bạn cần xác định có bao nhiêu ký tự tính từ ký tự khoảng trắng đầu tiên đến khoảng trắng cuối cùng trong văn bản tại ô A2.

Tương tự như cách tách tên trong Excel với trường hợp tên đầy đủ gồm họ, tên đệm và tên, chúng ta sẽ sử dụng hàm SUBSTITUTE và hàm SEARCH để đếm số ký tự trong tên đệm, nghĩa là số ký tự cần trích xuất.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành công thức hàm MID tách tên đệm trong Excel.

Một trong những điểm mạnh của phương pháp sử dụng hàm để tách tên trong Excel là kết quả động. Điều này đồng nghĩa với việc kết quả sẽ tự điều chỉnh nếu như danh sách tên của bạn có bất kỳ thay đổi hoặc thêm bớt các giá trị.

Xem thêm:  Giới thiệu hàm MID trong Excel và các ứng dụng của hàm

Cách tách tên trong Excel bằng Find and Replace

Tính năng Find and Replace đem lại cho thao tác tách tên trong Excel của bạn sự linh hoạt, vì bạn có thể sử dụng các ký tự đặc biệt.

Đầu tiên, mình sẽ giải thích cho bạn về các ký tự đặc biệt này.

Một ký tự đặc biệt (wildcard) là ký tự được dùng để thay thế cho một ký tự thông thường. Giả sử, bạn có thể sử dụng ký tự hoa thị * để đại diện cho một chữ số hoặc chữ cái trong Excel. Như vậy, nếu bạn cần tìm tất cả các tên trong danh sách bắt đầu bằng chữ cái A, hãy sử dụng tính năng Find and Replace với cụm từ tìm kiếm “A*”. Thao tác này sẽ tìm tất cả các ô tính Excel chứa tên bắt đầu với A.

Nếu bạn vẫn còn mơ hồ về ký tự đặc biệt, đừng lo lắng. Hãy tiếp tục đọc bài viết và bạn sẽ hiểu ngay cách hoạt động của các ký tự này đối với cách tách họ và tên trong Excel.

Lưu ý: Trước khi áp dụng Find and Replace, bạn nên tạo một file dự phòng cho trang tính Excel của mình vì quá trình tách họ và tên trong Excel bằng Find and Replace sẽ làm thay đổi dữ liệu.

Cách sử dụng Find and Replace để tách tên họ trong Excel

Chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu dưới đây:

Dưới đây là các bước tách tên họ trong Excel bằng tính năng Find and Replace:

  • Bước 1: Copy dữ liệu ở cột Họ và tên (cột A) sang cột Họ (cột B).
  • Bước 2: Với dữ liệu vừa paste vào cột Họ (cột B), đi đến thẻ Home > nhóm Editing > Find & Select > Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace).
  • Bước 3: Hộp thoại Find and Replace hiện lên. Điền thông tin vào các mục:
    • Find what: * (ký tự khoảng trắng + ký tự hoa thị)
    • Replace with: Bỏ trống mục này
  • Bước 4: Nhấn Replace All để Excel bắt đầu tách tên trong Excel.

Các thao tác trên sẽ loại bỏ toàn bộ phần ký tự đằng sau tên họ trong cột A. Trong bước 3, mình đã điền vào mục Find what ký tự khoảng trắng và đứng sau là ký tự hoa thị. Do dấu hoa thị là ký tự đặc biệt đại diện cho một chữ cái hoặc chữ số nên khi đứng đằng sau ký tự khoảng trắng, Excel sẽ hiểu là: Tìm mọi ký tự nằm sau khoảng trắng đầu tiên trong văn bản.

Bằng cách bỏ trống mục Replace with, mình đã thay toàn bộ các ký tự Excel tìm thấy trong mục Find what bằng khoảng trống. Nói cách khác, mình đã loại bỏ tất cả các ký tự nằm sau khoảng trắng đầu tiên trong văn bản, nghĩa là chỉ giữ lại phần tên họ.

Cách tách tên họ trong Excel bằng Find and Replace sẽ cho bạn nhận được một bảng dữ liệu tương tự trong hình dưới đây:

Tất nhiên, phương pháp này vẫn hoạt động hiệu quả ngay cả khi các tên trong cột A chứa cả họ, tên đệm và tên.

Xem thêm: Cách sử dụng Find and Replace trong Word với các dấu hiệu đặc biệt

Cách sử dụng Find and Replace để tách tên trong Excel

Với bảng dữ liệu phía trên, chúng ta sẽ áp dụng Find and Replace để tách tên trong Excel như sau:

  • Bước 1: Copy dữ liệu ở cột Họ và tên (cột A) sang cột Họ (cột B).
  • Bước 2: Với dữ liệu vừa paste vào cột Họ (cột B), đi đến thẻ Home > nhóm Editing > Find & Select > Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace).
  • Bước 3: Hộp thoại Find and Replace hiện lên. Điền thông tin vào các mục:
    • Find what: * (ký tự hoa thị + ký tự khoảng trắng)
    • Replace with: Bỏ trống mục này
  • Bước 4: Nhấn Replace All để Excel bắt đầu tách tên trong Excel.

Ký tự hoa thị và ký tự khoảng trắng đằng sau trong mục Find what được hiểu là khoảng trắng đằng sau một chữ cái bất kỳ. Như vậy, Excel sẽ tìm tất cả các khoảng trắng đứng sau một chữ cái để loại bỏ chúng.

Xem thêm:  Tải mẫu phiếu thu |Link tải GG drive

Khi tất cả các khoảng trắng và các chữ cái đứng trước chúng đã bị cắt đi, kết quả còn lại chính là tên. Vậy là chúng ta đã hoàn thành cách tách tên trong Excel với kết quả như trong hình.

Bất kể độ dài tên trong danh sách gồm bao nhiêu từ, phương pháp Find and Replace kết hợp ký tự đặc biệt đều có thể giúp bạn dễ dàng tách họ và tên trong Excel. Đó chính là sự linh hoạt của phương pháp này.

Cách sử dụng Find and Replace để loại bỏ tên đệm trong Excel

Nếu như bạn muốn loại bỏ tên đệm và chỉ giữ lại họ và tên trong Excel, dưới đây là các bước bạn cần thực hiện.

  • Bước 1: Copy dữ liệu ở cột Họ và tên (cột A) sang cột Họ (cột B).
  • Bước 2: Với dữ liệu vừa paste vào cột Họ (cột B), đi đến thẻ Home > nhóm Editing > Find & Select > Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+H để mở hộp thoại Find and Replace).
  • Bước 3: Hộp thoại Find and Replace hiện lên. Điền thông tin vào các mục:
    • Find what: * (ký tự khoảng trắng + ký tự hoa thị + ký tự khoảng trắng)
    • Replace with: Ký tự khoảng trắng
  • Bước 4: Nhấn Replace All để Excel bắt đầu tách tên trong Excel.

Trong bước 3, chúng ta nhập lần lượt ký tự khoảng trắng, ký tự hoa thị và một ký tự khoảng trắng khác để đại diện cho tất cả các chữ cái nằm giữa 2 khoảng trắng liên tiếp. Excel sẽ thay thế tất cả các ký tự đáp ứng điều kiện trên bằng một ký tự khoảng trắng.

Kết quả là chúng ta đã tách họ và tên trong Excel, đồng thời loại bỏ tên đệm trong danh sách.

Cách tách tên trong Excel bằng Flash Fill

Tính năng Flash Fill đã được cập nhật từ Excel 2013 và được biết đến là một tính năng cực kỳ hiệu quả khi làm việc với chuỗi văn bản, tất nhiên không loại trừ  các thao tác tách tên trong Excel  .

Điều quan trọng nhất khi sử dụng Flash Fill để tách họ và tên trong Excel là thiết lập một mẫu mà Flash Fill có thể nhận ra. Khi chức năng này xác định các mẫu trong dữ liệu, nó có thể giúp bạn nhanh chóng trích xuất tên.

Trong các ví dụ dưới đây, bạn sẽ thấy sức mạnh của Instant Fill rõ ràng hơn.

Cách sử dụng Flash Fill để phân tách họ hoặc tên trong Excel

Chúng ta sẽ tiếp tục sử dụng bảng dữ liệu trong các phần trên.

Chúng tôi sẽ sử dụng Flash Fill để tách họ trong Excel bằng cách làm theo các bước sau:

  • Bước 1:   Tại ô B2, nhập họ tương ứng với tên trong ô A2 là “Nguyên”.
  • Bước 2:   Trong khi di chuyển xuống ô B3, nhập họ tương ứng với họ vào ô A3 là “Le”. Lúc này, bạn sẽ thấy Excel hiển thị thanh tên màu xám ngay bên dưới vị trí của ô đã nhập.
  • Bước 3:   Xem lại danh sách để kiểm tra xem các giá trị có đạt yêu cầu hay không rồi nhanh chóng nhấn Enter để Excel tự động điền các giá trị này vào cột B.

Trong ví dụ của chúng tôi, khi bạn nhập họ vào dòng đầu tiên (ô B2), Flash Fill không nhận ra quy tắc. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu gõ họ vào hàng thứ hai (ô B3), Flash Fill hiểu ngay rằng bạn muốn điền dữ liệu theo quy tắc, từ đó hiển thị danh sách gợi ý cho toàn cột.

Nếu bạn kiểm tra xem danh sách này có đúng với các giá trị cần điền hay không, hãy nhấn Enter. Nếu các giá trị trong danh sách không đáp ứng yêu cầu của bạn, hãy thử nhập thêm một vài dòng để xem liệu Flash Fill có thể nhận ra chính xác  quy tắc  phân tách tên của Excel hay không   .

Trong một số trường hợp, bạn có thể không thấy danh sách giá trị màu xám được hiển thị trong bước 2 của ví dụ. Để khắc phục tình trạng này, hãy làm theo các bước sau:

  • Bước 1:   Điền vào 2 dòng dữ liệu đầu tiên.
  • Bước 2:   Chọn cả hai ô bạn vừa hoàn thành.
  • Bước 3:   Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của phạm vi đã chọn. Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu cộng.
  • Bước 4: Nhấn đúp chuột trái. Thao tác này sẽ tự động điền dữ liệu cho tất cả các ô trong cột. Sau khi thực hiện bước này, khả năng cao bạn sẽ thấy các giá trị được điền hoàn toàn không chính xác với những gì mong đợi.
  • Bước 5: Nhấn vào biểu tượng AutoFill ở góc phải bên dưới phạm vi đã chọn và nhấn Flash Fill.

These steps will help you display the Flash Fill result based on the rule it has defined. So you have successfully separated the last name in Excel.Bạn hoàn toàn có thể áp dụng tính năng Flash Fill để tách tên hoặc tách tên đệm trong Excel. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập dữ liệu vào 2 ô đầu tiên, sau đó nhấn Enter khi Flash Fill đã nhận dạng được quy luật điền dữ liệu.Xem thêm:

Sử dụng công cụ Flash Fill trong Excel thay thế nhiều công thức

Cách sử dụng Flash Fill để đổi định dạng tên trong Excel

Bạn phải thừa nhận rằng Flash Fill là một tính năng cực kỳ thông minh vì nó có thể dễ dàng xử lý các quy tắc phức tạp khi   tách tên trong Excel  . Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây. Bạn muốn thay đổi định dạng tên từ “Nguyễn Văn Bình” thành “Bình, Nguyễn Văn”.

Dưới đây là các bước thực hiện tách họ và tên trong Excel bằng Flash Fill để thực hiện yêu cầu trên.

Bằng cách này, chức năng flash fill sẽ tự động điền dữ liệu cho cột theo các quy tắc mà nó xác định. Kết quả của định dạng mới được hiển thị như trong hình dưới đây.

Cách sử dụng Flash Fill để loại bỏ hoặc chỉ giữ lại tên đệm trong Excel

Như với các ví dụ điền nhanh ở trên, bạn có thể làm theo các bước tương tự để loại bỏ hoặc chỉ để lại tên đệm trong danh sách các tên ở cột Họ và Tên (cột A).

Dưới đây là các bước chi tiết bạn cần làm theo để tách tên đệm trong Excel:

  • Bước 1:   Tại ô B2, nhập “Nguyễn Bình”.
  • Bước 2:   Tại ô B3, nhập “Lê Dũng”. Ngay sau khi bạn nhập ký tự đầu tiên, Excel sẽ hiển thị danh sách gợi ý các giá trị để điền vào toàn bộ cột B.
  • Bước 3: Kiểm tra các giá trị trong danh sách. Nếu chúng phù hợp với các quy tắc, hãy nhấn Enter.

Trong bước 2, Excel nhận ra quy tắc phân tách tên của bạn. Điều này sẽ cho phép Flash Fill tự động điền dữ liệu cho cột theo định dạng chính xác trong ô B2.

Kết quả của định dạng mới được hiển thị như trong hình dưới đây.

Tương tự, nếu bạn muốn tách họ và tên trong Excel và cũng xóa tên ban đêm, hãy nhập họ và tên vào 2 ô đầu tiên, sau đó áp dụng flash fill cho tất cả các ô còn lại trong cột.

Xem thêm: Hướng dẫn cách copy định dạng có điều kiện trong Excel đơn giản nhất

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu các phương pháp tách họ và tên trong Excel bằng công thức hàm và các tính năng có sẵn, bao gồm Text to Columns, Find and Replace và Flash Fill. Tất cả các ví dụ chúng ta thực hành trong bài đều có thể được áp dụng với các loại dữ liệu văn bản khác (ví dụ như địa chỉ, tên sản phẩm,…), tùy vào mục đích xử lý dữ liệu của bạn.

Hy vọng kiến thức của bài viết ngày hôm nay đã giúp bạn dễ dàng tách tên trong Excel. Để tìm hiểu thêm về các thủ thuật trích xuất dữ liệu cũng như các bài học khác về Excel, hãy tham khảo các bài viết trong chủ đề Excel trên blog Gitiho nhé.

 

Video Cách tách họ tên đệm trong excel mới nhất

Xem thêm >> https://123docx.net/tin-hoc-van-phong/

Related Posts